VDAB Online Planningstool

Een online planningstool voor VDAB Maritiem Opleidingscentrum

Dankzij onze online planningstool beheert het VDAB Maritiem Opleidingscentrum nu meer dan 50 opleidingstrajecten en alles wat daarbij komt kijken makkelijk en efficiënt. 

Hier wordt de toekomst van de scheepvaart getraind

Sta je graag aan dek of zorg je liever voor het ronkende hart van een schip? Wil je instaan voor de veiligheid of trek je liever offshore? Of zit de visserij bij jou in hart en nieren? Het VDAB Maritiem Opleidingscentrum in Zeebrugge biedt opleidingen aan werkzoekenden die dromen van een toekomst binnen de zeevaart, binnenvaart of visserij. Maar ook werknemers actief in de maritieme sector die zich willen bijscholen, vinden hier een passende opleiding. 

online-platform

Een efficiëntere manier van plannen

Meer dan 50 trajecten en alles wat daarbij komt kijken in goede banen leiden, is geen sinecure. De planning, inschrijvingen, verdeling van de leslokalen, geschiedenis van de studenten en opmaak van de certificaten werd strak georganiseerd via papieren documenten en uitgebreide Excel-sheets. Hoewel alles correct verliep, wilde het team dit efficiënter aanpakken.

Bovendien zijn er heel wat scenario’s die het plannings- en inschrijvingsproces complex maken. Zo bestaan er drie types certificaten: eindcertificaat (dat je ontvangt op het einde van een traject), deelcertificaat (dat je ontvangt na een geslaagde module) en een safetycertificaat. Op basis van de laatste lesdag wordt er voor de safetycertificaten een vervaldatum berekend. Zolang je safetycertificaat geldig is, kun je voor bepaalde safety-modules een vrijstelling krijgen. 
 

De nood naar een efficiënte oplossing die alle gegevens centraliseert was dus groot. Een uitdaging die we meteen zagen zitten. We bouwden een online planningstool die net een stapje verder gaat en alle informatie centraliseert
planningstool

Goede voorbereiding is key

We gingen meerdere keren op werkbezoek in Zeebrugge en brachten in een diepgaand analyserapport alle data in kaart

 

We tekenden de meest efficiënte workflow uit voor de werknemers van de VDAB, maar ook voor bedrijven en werknemers. Bedrijven kunnen hun personeel namelijk rechtstreeks inschrijven en werknemers kunnen op elk moment hun opleidingsgeschiedenis en certificaten raadplegen. We automatiseerden zoveel mogelijk acties voor een vlotte verwerking van alle gegevens.  
 

Eén centraal punt

We ontwikkelden een online platform dat niet alleen alle informatie over de trajecten en modules bevat, maar ook alle gegevens van cursisten, hun reeds behaalde certificaten en trajectgeschiedenis. 

 

Screenshot interface overzicht cursisten
Screenshot interface planning module

Handige planningstool

De planning wordt meteen opgemaakt binnen de online planningstool zodat iedereen steeds toegang heeft tot de laatste versie. Per module wordt ook de lesgever, het leslokaal en het lesuur vastgelegd. 

Ons doel was een tool handig in gebruik en die voor de werknemers van de VDAB zo intuïtief mogelijk aanvoelde

Gert, Designer bij Marlon

Drag & Drop

Pure eenvoud

Drag & drop planningstabel voor werknemers van de VDAB met filters, item-menus, validatiemogelijkheden en meer.

Dynamische weergave

Altijd up to date

Dynamische weergave van de geplande modules binnen een traject én duidelijke weergave van de toelatingsvoorwaarden.

Centraal beheer

Een duidelijk overzicht

Centraal beheer van de trajecten en modules waarbij aanpassingen meteen online zichtbaar zijn voor studenten en geïnteresseerden.

Online registratieflow

Zowel het team van de VDAB dat verantwoordelijk is voor de inschrijvingen als externe bedrijven met een persoonlijke account hebben zicht op de geplande trajecten en bijbehorende modules. Zij kunnen niet alleen mensen online inschrijven, maar ook de behaalde certificaten downloaden. Zo win je als bedrijf - dat zijn mensen continu wilt bijscholen - heel wat tijd. 

Wekelijks ontvangen de bedrijven een e-mail met daarin de geplande modules voor de week erna en kunnen ze de ingeschreven werknemers herinneren aan hun opleiding. Bedrijven ontvangen ook via mail de eind-, deel-  en safetycertificaten zodra deze beschikbaar zijn. Beide type mails zijn volledig geautomatiseerd en doen zo de administratie vlotter verlopen. 

VDAB inschrijvingsmodule

Blijvend verbeteren

De online planningstool is zo gebouwd dat hij kan meegroeien met het opleidingscentrum zelf. Nieuwe features of aanpassingen aan de bestaande setup: het is allemaal mogelijk. Regelmatig zitten we samen met het team om nieuwe requests op basis van hun ervaringen te bespreken en bouwen we verder mee aan een efficiënte planningstool. 

Wil je de workflows binnen je organisatie efficiënter aanpakken?

Op basis van een diepgaande analyse tekenen we een nieuwe flow uit en stellen we een plan van aanpak op. In een testomgeving werken we vervolgens de verschillende fases af tot je vernieuwde digitale workflow een go krijgt voor launch. Klaar voor verandering?

Contacteer ons voor een kennismaking