Meer dan 50 trajecten en alles wat daarbij komt kijken in goede banen leiden, is geen sinecure. De planning, inschrijvingen, verdeling van de leslokalen, geschiedenis van de studenten en opmaak van de certificaten werd strak georganiseerd via papieren documenten en uitgebreide Excel-sheets. Hoewel alles correct verliep, wilde het team dit efficiënter aanpakken.

Bovendien zijn er heel wat scenario’s die het plannings- en inschrijvingsproces complex maken. Zo bestaan er drie types certificaten: eindcertificaat (dat je ontvangt op het einde van een traject), deelcertificaat (dat je ontvangt na een geslaagde module) en een safetycertificaat. Op basis van de laatste lesdag wordt er voor de safetycertificaten een vervaldatum berekend. Zolang je safetycertificaat geldig is, kun je voor bepaalde safety-modules een vrijstelling krijgen. 
 

We tekenden de meest efficiënte workflow uit voor de werknemers van de VDAB, maar ook voor bedrijven en werknemers. Bedrijven kunnen hun personeel namelijk rechtstreeks inschrijven en werknemers kunnen op elk moment hun opleidingsgeschiedenis en certificaten raadplegen. We automatiseerden zoveel mogelijk acties voor een vlotte verwerking van alle gegevens.  
 

De online planningstool is zo gebouwd dat hij kan meegroeien met het opleidingscentrum zelf. Nieuwe features of aanpassingen aan de bestaande setup: het is allemaal mogelijk. Regelmatig zitten we samen met het team om nieuwe requests op basis van hun ervaringen te bespreken en bouwen we verder mee aan een efficiënte planningstool.