Hoe Marlon de lockdown is doorgekomen

Vincent Mouton
Op door Vincent Mouton

Nu we stilaan uit de lockdown terugkeren naar het ‘normale’ leven, kunnen we ook terugkijken op hoe de afgelopen weken geweest zijn. Het Marlon-team heeft elkaar ruim 12 weken niet gezien, maar zal nu voorzichtig terug opstarten op kantoor. Hoe de afgelopen weken geweest zijn en hoe we terug opstarten, leggen oprichters Frederik en Vincent je uit. 

Hoe snel hebben jullie beslist om maatregelen door te voeren?

Vrij snel. We volgen de actualiteit sowieso op de voet, en niet enkel die uit België. De problemen in Italië en daarna Spanje & Frankrijk maakten het snel duidelijk dat we ook in lockdown zouden gaan, moest het virus zich op een gelijkaardige manier beginnen verspreiden in ons land. We hebben daar ook niet op gewacht. Een aantal dagen voordat het land in lockdown ging en thuiswerken de norm werd, hadden we zelf de beslissing genomen om alle collega’s gewoon van thuis uit laten werken.

Het is een hele aanpassing, voor iedereen. Maar zijn er ook specifieke dingen veranderd om een vlot verloop te garanderen?

Geen grote wijzigingen. Dat is het geluk van in onze sector actief te zijn. Iedereen heeft sowieso een laptop. En de teams konden vlot met elkaar communiceren via Slack, wat ze sowieso al doen zelfs al zitten ze samen op kantoor. Dankzij Confluence en Jira werden de taken ook al digitaal opgevolgd. Alleen video calls zijn daar bijgekomen.

Ook met klanten zijn snel virtuele meetings gestart. In het begin was dat soms behelpen omdat onze klanten zelf nog op zoek waren naar het juiste platform (Zoom, Skype, Teams, …). Maar ook dat werd snel een evidente manier van werken.

Daarnaast hebben we aan iedereen de kans gegeven om zijn thuiswerkplek in te richten, en voor sommige hebben we hardware of kabels besteld die we dan bij hen thuis lieten leveren. 

We hebben ook wekelijks een update gestuurd naar alle collega’s. Zo wist iedereen op elk moment hoe Marlon ervoor staat. In die communicatie zijn we altijd heel open geweest, ook over de negatieve impact op lopende of nieuwe projecten.

Wat zijn de grootste uitdagingen als iedereen thuis werkt?

Op zich heb je diverse manieren om met elkaar te communiceren, en die gebruikten we dus al voordien. Alleen is het gebruik veel intensiever geworden. Mensen die veel aangesproken worden en voordien al moeite hadden om de toevloed aan berichten te combineren met werken, die hadden het nog moeilijker. Dan is het vooral een kwestie om zelf te zorgen dat je notificaties uit staan, mensen aanspreken over het feit dat ze vragen moeten bundelen, …

Het is ook duidelijk dat meetings niet altijd zo vlot lopen. Je spreekt één voor één, het gaat wat trager, je moet al eens iets herhalen. Dus efficiënter is het niet, toch niet qua tijdsbesteding.

En kort even met een paar mensen iets bespreken, dat gaat echt niet vlotter. Op kantoor kan je even bij iemand langsgaan, iets in 1 minuut bespreken, even over het muurtje checken bij een derde persoon of het oké is, en dan is de zaak beklonken. In deze nieuwe situatie is het toch al snel 5 à 6 maal heen en weer bellen om hetzelfde resultaat te krijgen.

Maar voor sommige mensen is het gebrek aan sociaal contact het moeilijkste geweest. We hebben getracht dat te onderkennen en eventueel te helpen, maar dat is ook niet altijd makkelijk van op afstand. Daar hebben we het moeilijkste mee gehad.

Hoe heeft het team de afgelopen maanden ervaren?

Dat varieert natuurlijk van persoon tot persoon. Iemand die een lange commute had, vindt deze periode vast een verademing. Iemand die het moeilijker heeft zich te concentreren denkelijk ook. En hier moet ik het nog eens hebben over het sociale aspect. Als er één ding was dat het meeste impact heeft gehad, was het dat. Mensen missen hun collega’s echt.

We merken ook dat mensen nu blij zijn om eens een dag op kantoor te werken. Het is eens een afwisseling na al die maanden thuis zitten. Dat doet echt deugd, horen we. Maar we hebben weinig problemen ervaren. Al bij al viel het mee, en hebben we het geluk van allemaal nog te kunnen werken, en vooral gezond te zijn.

De maatregelen zijn nu versoepeld. Hoe heeft Marlon dat aangepakt?

We hebben veel informatie gesprokkeld eerst. Van de overheid, van de mensen die ons kantoor hebben ontworpen, … En vooral zelf ons gezond verstand gebruikt.

Ook hier zijn we eigenlijk vrij vroeg mee begonnen. Voor de versoepelingen hadden we al een overzicht gemaakt van welke maatregelen we konden nemen in ons kantoor. We zijn graag goed voorbereid zoals je merkt. Daarnaast hebben we materiaal aangekocht, posters en richtlijnen opgehangen, ... En finaal met een paar rollen gele tape pijlen gaan kleven en met karton deuren vastgezet. Een beetje knutselen dus. (lacht)

We hebben dan aan iedereen de kans gegeven aan te geven of ze zin hadden om een of meer dagen op kantoor te werken en wat er haalbaar was in combinatie met het gezin. Op basis daarvan hebben we teams gevormd, “bubbels” zeg maar, en die verdeeld over de weekdagen. Wie naar kantoor komt kan dat dus doen, zolang het volgens dat schema van teams gebeurt. En dat loopt zeer goed.

Hoe zien jullie de komende maanden verlopen?

Dat is moeilijk te voorspellen. Ondertussen zijn er verdere versoepelingen, maar praktisch kan nog niet iedereen terug samen op dezelfde plek.

Stelselmatig zullen meer mensen meer dagen op kantoor werken. Af en toe komt er al eens een klant langs voor een meeting, waarbij we ons natuurlijk houden aan alle afspraken. We kunnen zo nog even verder en stelselmatig evolueren we verder mee met wat mag en kan.

Waar kijken jullie vooral naar uit om terug te hebben/kunnen doen na de maatregelen?

Die korte gesprekken, denk ik. Gewoon even iemand snel een vraag stellen, snel even iets in persoon overleggen. Eens een blad papier nemen en samen iets uittekenen. Elke dag tijdens de stand-up elkaar zien. Een grap die iedereen rondom jou doet lachen. De eenvoudige, korte menselijke interacties dus.